Reglamento para la realización de Congresos de la Asociación Andaluza del Dolor.

La Junta Directiva en adelante (JD), de la Asociación Andaluza del Dolor en adelante (AAD), con intención de garantizar la calidad de los contenidos científicos de los Congresos y Reuniones científicas y asegurar la disponibilidad de recursos financieros suficientes para su realización, decide dictar la presente normativa como Reglamento de obligado cumplimiento para la realización de futuros Congresos y Reuniones. La garantía del cumplimiento de estas normas queda bajo la tutela de la JD.

Capitulo 1. – Elección de la sede

Artículo 1

La sede de cada edición del Congreso Anual será elegida por los miembros de la sociedad reunidos en Asamblea General y convocados expresamente para tal fin, para lo que en cada convocatoria se incluirá imperativamente como punto del día la elección de la sede del Congreso, con referencia expresa del año de celebración del evento.

En la Asamblea General de cada año, se elegirá la sede del Congreso a celebrar dos años después, asegurando así la continuidad de los eventos con antelación suficiente.

Artículo 2

Cualquier miembro numerario de la AAD podrá presentar su candidatura para organizar el Congreso y la Reunión, siempre que la ciudad propuesta para alojarlo tenga infraestructura suficiente y la sede del Congreso cumpla los mínimos exigidos en el artículo 13.

La documentación que debe aportar cada candidato debe incluir como mínimo:

• Carta de solicitud firmada por el aspirante.
• Descripción detallada de la sede (auditorio y aforo, salas, zonas de exposición)
• Capacidad hotelera distribuida por categorías y posibilidades de comunicación
• Apoyos institucionales
• Carta de aceptación expresa del presente reglamento (Anexo 1).

Las candidaturas deberán estar registradas en la Secretaría de la AAD seis meses antes del día de celebración de la Asamblea General en la que se va a proceder a la elección de la sede. Las candidaturas aceptadas recibirán la notificación de tal condición al menos con dos meses de antelación a la celebración de la Asamblea General, pudiendo solicitarse el apoyo a su candidatura al resto de los socios a partir de ese momento.

Artículo 3

En orden a que el Congreso se distribuya de forma uniforme por toda la geografía andaluza, se excluirá la posibilidad de que sea elegido un candidato cuya Ciudad haya organizado previamente un Congreso siempre que exista la solicitud de una Ciudad que cumpla los requisitos y nunca lo haya organizado.

Artículo 4

La elección de la sede se realizará como último punto en la Asamblea General convocada en el Congreso, previa a la elección de nueva JD si coincidiera con ella. Cada aspirante dispondrá de un tiempo máximo de 15 minutos para la defensa de su candidatura, y la organización del Congreso proveerá de los medios audiovisuales necesarios para la exposición.

La exposición de los candidatos será moderada por el Secretario de la AAD, quien cuidará del cumplimiento estricto de los tiempos y garantizará la ecuanimidad e igualdad de oportunidades entre los aspirantes. El firmante de la solicitud para organizar el Congreso defenderá personalmente su candidatura y solo se permitirá su delegación por motivos de causa mayor. El orden de las exposiciones se decidirá siempre por sorteo entre las distintas candidaturas.

Los aspirantes podrán hacer uso del stand de la AAD para presentar publicidad de las diferentes candidaturas.

Artículo 5

La elección de la sede se realizará mediante votación a mano alzada siempre que se garantice que todos los presentes en la sala son miembros de la AAD. Si esto no pudiera garantizarse, los candidatos podrían exigir que se identifique a cada elector. Se excluyen el voto previo por correo y el voto delegado.

El Secretario de la AAD levantará acta del resultado de la votación y el Presidente de la AAD notificará de manera oficial la resolución.

El Presidente del Congreso elegido queda obligado a firmar un contrato con la AAD en el plazo de dos meses desde su elección y a cumplir estrictamente con el reglamento vigente en el momento de la firma del contrato.

Capitulo 2. – Elección de Secretaría Técnica

Artículo 6

Tras la elección de la sede y en el plazo máximo de tres meses, el Presidente del Congreso queda obligado a realizar un presupuesto de ingresos y gastos previstos a la JD.

El presupuesto será discutido en la reunión de JD, para solicitar mediante votación las correcciones que crean pertinentes y que se consideran de obligado cumplimiento

Toda la gestión económica del Congreso (gastos, ingresos y beneficios) serán asumidos íntegramente y exclusivamente por la AAD.

Una vez aprobado el presupuesto por la JD, se dispone de tres meses para seleccionar a la empresa OPC que asumirá las labores de la operativa del Congreso. Para ello se solicitarán ofertas económicas de diversas empresas OPC con capacidad reconocida para ejercer de Secretaría Técnica del Congreso. Estas empresas harán llegar sus propuestas al secretario de la AAD. Una vez entregado los sobres a la AAD, las empresas concursantes no podrán rehacer su propuesta o hacer contrapropuestas.

Se hará constar en acta un informe detallado con la oferta elegida. Antes de cumplirse tres meses, la JD se reunirá para proceder a la elección de la OPC que ejercerá de Secretaría Técnica en el Congreso. Si pasado este plazo no se hubieses presentado ningún candidato a ejercer de Secretaría Técnica, la JD queda obligada a en el plazo de un mes buscar un candidato para su aprobación en JD.

La empresa responsable de la ejecución queda obligada a firmar un Contrato con la AAD en las condiciones que esta estipule.

Capitulo 3. – Organización del Congreso

Artículo 7

El Presidente del Comité Organizador del Congreso debe notificar a la JD la composición del Comité Organizador, en un plazo nunca superior a los seis meses después de su elección. La JD ratificará, en su caso, al equipo propuesto y procederá a la designación del Comité Científico.

Para la formación del Comité Científico, el Organizador del Congreso puede proponer un 50% de su composición, siendo potestad de la Junta Directiva la composición definitiva.

Artículo 8

La empresa elegida como Secretaría Técnica se encargará de la ejecución de todo lo relacionado con el congreso en colaboración en todo momento con el Presidente del Comité Organizador, aunque la gestión económica de pagos y cobros será llevada sin excepción por la tesorería de la AAD, y las facturas del Congreso serán emitidas por la AAD.

El Presidente del Comité Organizador y en su caso la Agencia de Congresos, se reunirán con la JD al menos cada tres meses y tantas veces como sean requeridos, para dar cuenta de todo lo referente a la organización de la reunión, programa científico, relación con ponentes, hostelería, desplazamientos, sede, comunicación, publicaciones y estado de financiación.

La JD se reserva el derecho de supervisar todas las decisiones que se adopten relacionadas con la organización y desarrollo del Congreso.

Tanto el Presidente del Comité Organizador del Congreso como el Presidente de la AAD tendrán libertad para relacionarse con la Secretaría Técnica y el Comité Científico.

En caso de propuestas contradictorias, tanto la Agencia que ejerce de la Secretaría Técnica como los integrantes del Comité Científico deben conocer que prevalecerá siempre la opinión de la JD.

Artículo 9

El Presidente del Comité Organizador tendrá capacidad para proponer y aceptar colaboraciones y contenidos siempre bajo la supervisión de la JD.

Artículo 10

La JD tendrá conocimiento periódico de los avances en la organización del Congreso.

Para ello, cada seis meses el Presidente del Comité Organizador tiene la obligación de presentar a la JD un resumen con la sinopsis de la situación del Congreso y las acciones programadas para los siguientes seis meses. En el periodo de los seis meses previos al Congreso dicho informe se realizará cada dos meses.

Artículo 11

La JD supervisará el contenido científico del Congreso, asesorará al presidente del Comité Organizador en aquellos temas científicos que este tenga a bien encomendarle.

Desde su constitución, el Comité Científico del Congreso está obligado a elaborar un informe trimestral destinado a la JD, en el que se notifique el desarrollo del programa científico.

Capitulo 4. – Sede del Congreso

Artículo 12

La ciudad elegida para albergar la sede del Congreso deberá ser de fácil acceso y contar con buenos medios de comunicación.

• Deberá disponer de un mínimo de 400 plazas hoteleras (70% de calidad media/alta).
• Si fuera necesario, la organización proveerá a los congresistas de un servicio de transporte colectivo para su traslado desde los hoteles oficiales hasta la sede del Congreso en las horas de comienzo y terminación de las jornadas de trabajo.

Artículo 13

La sede del Congreso dispondrá de los siguientes elementos: 1) Auditorio con capacidad de mínima de 100 personas; 2) al menos dos salas intermedias con capacidad para 50-200 personas; 3) salas accesorias con capacidad para 50 personas. Todas ellas dotadas de soportes audiovisuales dignos 4) salas de reuniones para Grupos de Trabajo, Junta Directiva, Comités, etc.; 5) sala de prensa, 6) zona de secretaria equipada con soporte informático (Internet) y de comunicación; 7) zona de exposición comercial con una superficie mínima de  500 m²;  zonas de descanso amplias al margen de las zonas de paso; 9) restaurante con capacidad para servir comidas suficientes a los inscritos previstos  10) zona de almacén para depositar el material a utilizar en la exposición comercial o por la organización 11) plan de seguridad.

Artículo 14

El Presidente del Comité Local Organizador del Congreso asignará y dotará de forma gratuita un stand amplio para la AAD, que se situará en una zona prioritaria de la exposición comercial.

Capitulo 5. – Desarrollo del Congreso

Artículo 15

El idioma oficial del Congreso será el español.

El Congreso tendrá una duración de tres días; desde el jueves a las 15 h hasta el sábado a las 15 h. El primer día se destinará a los actos inaugurales y el viernes a la Asamblea General. El viernes habrá una cena donde se entregarán los premios científicos.

Se fomentará entre los miembros de la AAD la asistencia a este acto, quedando obligada la presencia de la exposición comercial hasta la clausura del congreso el sábado.

Artículo 16

La información científica del Congreso se presentará siguiendo cinco formatos diferentes: 1) Ponencias Oficiales 2) Ponencias Especiales 3) Seminarios de actualidad/interés 4) Comunicaciones Científicas en forma de exposición oral o póster 5) Simposio Patrocinados.

El 80% de los ponentes serán de Andalucía y socios de la AAD, y todos los miembros de la JD de la AAD tendrán alguna actividad encargada.

Artículo 17

Las mesas de Ponencias Oficiales (Conferencias Plenarias) estarán dedicadas a grandes áreas del conocimiento de la especialidad, teniendo una duración de 90 minutos; estarán compuestas por al menos tres ponentes y un presidente que actuará de moderador. En este espacio se incluye el tiempo para la discusión entre los asistentes y los componentes de las mismas.

• El Comité Científico designará a los presidentes de las mesas. Esos se encargarán de presentar a los componentes de la misma, dirigirán el debate y realizarán el resumen final de conclusiones.
• Cada ponente, nacional o extranjero, deberá presentar por escrito y en soporte informático el contenido de su participación, en el plazo de tiempo que indique el Comité Organizador, con el objetivo de publicar el Libro de Ponencias. Todos los ponentes deberán aceptar por escrito la cesión de los derechos correspondientes a su imagen y al contenido científico de todo lo que se exponga o publique en el Congreso a favor de la AAD.
• A cada ponente se le entregará una nota explicativa sobre sus derechos (gastos de viaje y estancia) y obligaciones (fecha de entrega del original y de la presentación visual).

Artículo 18

Las Ponencias Especiales (Conferencias Especiales o Magistrales) versarán sobre un tema científico (médico o de otra área del conocimiento) o no estrictamente científico pero que pudiera ser de interés por su contenido e interés humano; tendrán una duración de 45 minutos incluyendo el tiempo dedicado a la discusión.

• Será desarrollada por un ponente de reconocido prestigio designado por el Comité Científico y gozará de los mismos derechos y obligaciones que los ponentes de las mesas oficiales.
• Las conferencias especiales/magistrales serán presididas por un miembro de la Sociedad designado por el Comité Organizador, quien realizará la presentación de la ponencia y el conferenciante y velará para el normal cumplimiento de las normas, sobre todo en lo relativo a puntualidad en el inicio y el tiempo de duración de la conferencia.

Artículo 19

Los Talleres o los Seminarios de Actualidad o Especial Interés, tratarán sobre temas científicos médicos, de enfermería, psicología y de gestión u otros afines al dolor de especial interés. Tendrán una duración de 90 minutos.

• Estarán formados por uno, dos o tres ponentes, nombrados por el Comité Científico y aprobados por la JD y tendrán los mismos derechos y obligaciones que los ponentes anteriores.
• Estos seminarios se desarrollarán en el número que señale el Comité Científico con la aprobación de la JD.

Artículo 20

Las Comunicaciones Científicas deberán ser expuestas en forma de Comunicación Oral o Póster. El Comité Científico tiene la potestad de decidir la forma en que se presentará cada comunicación siguiendo criterios de distribución de tiempo y espacios. En un plazo superior a los dos meses antes de la celebración del Congreso debe notificarse esta decisión al primer autor de la comunicación.

El Comité Organizador proveerá de espacio y tiempo adecuados para las comunicaciones orales o Pósters aceptados por el Comité Científico. Cada comunicación dispondrá de un tiempo y hora específicos para su exposición y defensa que será establecido por el Comité Organizador y anunciado expresamente en el programa del Congreso.

• Las sesiones de Pósters y las mesas de comunicaciones orales estarán dirigidas por uno o dos moderadores que velarán por el cumplimiento de las normas estipuladas por la Organización. Ambos deben ser miembros de la AAD y serán designados por el Comité Organizador y ratificados por la JD. Al finalizar la sesión el Presidente entregará un diploma acreditativo de la presentación al defensor de la misma.
• La no presentación a la defensa de cualquier comunicación (oral o Póster) extinguirá su derecho a cualquier certificación. No tendrán derecho a su publicación que se editará al respecto. En caso de reincidencia, el autor será advertido de la no aceptación en el siguiente Congreso de comunicaciones en las que se incluya como autor.

.           La evaluación de las comunicaciones/póster y los consiguientes reconocimientos que se le asignen, serán responsabilidad del comité científico y finalmente aprobado por la juntas directivas dela AAD y la FAD.

Artículo 21

El Presidente del Comité Local Organizador propondrá a la JD, la realización de Simposium Científicos Patrocinados por las empresas farmacéuticas y/o sanitarias, en el número que considere adecuados y en horario de mañana o de tarde.

• La financiación de los viajes, desplazamientos, estancia e inscripción de los ponentes de estos Simposium correrá a cargo del patrocinador.
• Los emolumentos de los ponentes de estos Simposium no entrarán a formar parte de los presupuestos del Congreso y la Secretaría Técnica no intervendrá en su administración entendiéndose como pacto previo entre ponente y patrocinador.
• En caso de ser solicitado por los ponentes, el Presidente del Comité Local Organizador del Congreso o el Presidente de la JD pueden intermediar para establecer unos mínimos exigibles al patrocinador.

No es aconsejable que los participantes en los distintos formatos científicos (tanto ponentes como moderadores) lo sean a su vez en varias mesas. Si este hecho sucede, el Comité Científico lo estudiará de forma individual intentando aplicar racionalmente en cada caso esta normativa.

Artículo 22

Coincidiendo con la celebración del Congreso se dispondrá del Auditorio para la celebración de la Asamblea General de la Sociedad, a la cual podrán asistir todos los socios numerarios de la misma.

Dicha Asamblea se celebrará el viernes y la organización está obligada a proveer de los soportes necesarios de secretaria y azafatas para su desarrollo (identificación, fotocopias, votaciones, micrófonos). La Asamblea no puede coincidir con ninguna otra actividad del Congreso.

Será necesario disponer de urnas suficientes para poder ejercer el derecho al voto, en caso de coincidir con elecciones.

Artículo 23

El Presidente del Comité Organizador diseñará para los congresistas y acompañantes Programas Complementarios con la aprobación de la JD.

Se organizará una comida institucional: la cena de premios, para todos los participantes oficiales en la que se entregarán los premios y distinciones concedidos durante la celebración del Congreso.

Capitulo 6. – Financiación

Artículo 24

La responsabilidad de la financiación del Congreso recaerá en la Junta Directiva de la AAD.

El presidente del Congreso elaborará un informe especificando la previsión de ingresos y gastos y orientando en los precios del stand, las inscripciones de los distintos asistentes, los precios de los simposium patrocinados y de cualquier otra actividad patrocinada presupuestable. Con este estudio la Junta Directiva aprobará los precios finales y el presupuesto definitivo y el plan estratégico.

Todos los ingresos provinentes de las actividades económicas del Congreso de la AAD deberán facturarse a nombre de la AAD (con asignación del CIF correspondiente), procediendo a su ingreso en la cuenta corriente que a tal efecto haya abierto la AAD en la entidad que el tesorero designe. Dicha cuenta será administrada por el Presidente y el Tesorero de la AAD.

El Presidente del Comité Organizador del Congreso deberá reportar informes por escrito como mínimo trimestralmente, de todas sus actividades gestiones y proyectos a la Junta Directiva

Articulo 25

• Los Ex-Presidentes de la AAD, los miembros de la Junta Directiva y de la Fundación Andaluza del Dolor y los acompañantes de ambos órganos, no incurrirán en gastos por asistencia al Congreso.
• Los médicos jubilados no pagarán cuota de inscripción.
• Los médicos residentes tendrán un descuento del 30 % en la cuota de inscripción.
• Los socios de la AAD gozarán de un descuento del 20 % de dicha cuota.
• Además de este descuento se podrá establecer un descuento por pago adelantado.
• La JD podrá otorgar un número limitado de becas de asistencia.

Artículo 26

Finalizado el Congreso, el presidente del Congreso presentará a la Junta Directiva, en un plazo máximo de tres meses, una memoria económica pormenorizada y exhaustiva de todos los ingresos y gastos, con el balance económico y su desviación sobre el presupuesto.

El presidente del Congreso facilitará al Presidente de la AAD copia de todas las facturas y documentos referentes a ingresos y gastos del Congreso.

En aquellos casos en los cuales el balance económico sea positivo, los beneficios pasarán a la AAD, destinando el 30 % de los mismos al Presidente del Comité Organizador. En aquellos casos en los que el balance sea negativo, la JD de la AAD determinará la forma en que la deuda deba ser saldada.

Artículo 27

La Junta Directiva es soberana ante cualquier decisión científica o financiera que incida en la Organización del Congreso.

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